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Tableau Server 管理大師分享-必管控的6大面向

Tableau直播回放-server管控模式

Tableau是自助分析的工具,從字面意義來看,很多人會誤以為–自助分析就等於不需要管理、或是一旦開始自助分析就會天下大亂。

因為這樣的迷思,導致通常會有兩種極端的結果: 一是不敢放手讓用戶使用,導致看不見因為各種部門角度帶來的分析洞見縱效 ; 二是乾脆不去管理,結果真的變得混亂更看不到成果,便落入第一個循環,開始收回用戶使用權。

管控是否跟自助分析有矛盾? 根據第一位華人Tableau Zen Master 的經驗,他的答案是「一點也不矛盾的,反而是管控讓自助分析成為可能」

以下分享 Mark WuTableau 大中華區直播大會上的分享,他在2014年開始使用Tableau,2018年成為第一位華人Tableau Zen Master,在企業內部署、管理、推動Tableau的經驗非常豐富,曾管理過有20萬個用戶在上面的Tableau Server。他目前在Apple服務,擔任Tableau Product Manager。

一、為什麼管控對Tableau 的內部推廣很重要?

 

以一個最常見的問題為例:

Tableau有自動刷新的功能,讓那些有權限可以發佈工作簿到Server上的使用者,有很大的自由度。

但一個很常見的問題是,大家都會選定在早上自動刷新數據,結果影響到整體的效率。這就像是上班遇到高峰時段,大家會抱怨路太窄,但其實真正的問題不是路太窄,而是沒有分流。

也就是,這問題的真正問題是「刷新數據排程的管控方式」

往往,在Tableau Server 上導致使用者體驗不佳的,是管控的方式,而不是產品本身的效能問題。如果沒有從管控方式去深究,會導致以為是Tableau本身不好使用,而不願意繼續在Tableau Server 平台環境下去分析與查看,最後無法在企業內部用起來、看到分析在商業價值上的成效。

二、那要管控什麼呢?

 

不同公司在不同使用階段有不同的重點,但一般來說都會有幾個基本面向:

    1. 數據源的管控:誰可以access、誰不可以access
    2. 數據安全的管控
    3. 管控的模式本身
    4. 內容的管控
    5. 數據提取的管控
    6. Dashboard效能的管控,包含分析內容設計面的Best Practice 、服務器的效能面

問題#1 : How to Handle Extract Delay 在尖峰時段的資料提取很慢的問題

解法:

    1. Usage based extract frequency 因為工作簿的發布者可以自由選擇刷新頻率(每小時、每日、每週),很多人自然都會選每小時,即便可能沒有這個必要。所以要定義管理規則,例如:如果你選擇每小時,但你的工作簿在過去2-3天內只用過一次,那就會把每小時刷新的排程改成每日的頻率。 依此類推。如果2個月沒有過,就會停掉刷新,如果3個月再沒有,就會刪除。(寫Python script自動運行)
    2. Suspend refresh Inactive workbook (2020.2) 可以自定義在一段時間內,若沒有使用的工作簿,可以自動停掉數據刷新

問題#2 : Dashboard 太慢了

幾個可能原因:

    1. 設計不好
    2. 數據量太大
    3. 服務器有問題

問題#3 : 如何避免服務器不會造成每個工作簿都很慢?

    1. 縮短 VizQL Timeout 時間從原本預設的30分鐘到 3 分鐘,如果有人的工作簿設計不好,3分鐘就Timeout,至少不會影響Server上的其他用戶。
    2. Set Hyper Query Session Memory Timeout 5G
    3. 儘管有些工作簿的VizQL時間不需要3分鐘,但他佔用了很多Server memory ,甚至用掉整個Server memory,2019.3 開始就有一個功能可以

→ 參考 Mark Wu的部落格,大型企業推廣Tableau遇到的問題與解法

三、如何建立管控機制?

 

1. 清楚管控的目標是什麼

      • 讓自助分析更快、更低成本
      • 提供自助分析的人更多有效率的方法
      • 讓工作變得更容易
      • 讓數據變安全
      • 當用戶成倍增長的時候,Server照樣表現穩定
      • 等等等,需要依照公司現階段,希望透過在內部推廣數據分析,改善什麼樣的內部營運模式或是達到怎麼樣的營運面成效,而去訂立清楚的階段性管控目標

2. 有正確的期待,了解管控是什麼、不是什麼?

管控不是限制人使用內容、數據。

管控是一系列標準流程、政策,且適當的管控才能建立問責機制。

但管控也沒有一個固定的模式,也不是一次性的工作、是需要不斷調整方法的。

3. 管理團隊的組成建議、成功管控的三部曲

在傳統BI行業,管控都是從上而下的,由IT制定政策,其他人服從。

但這種模式,在使用Tableau的企業裡,不適合。

Tableau在企業內的管控模式,最有效的是:自下而上的方式、自我監管模式。

這會需要一個10-12人的管控團隊,團隊組成主要是各部門來 Tableau Desktop 使用者的代表(熱愛用Tableau 且在部門內有影響力的人),再搭配2-3個IT人,建議Tableau自我管控團隊最多不超過15人。

由這個團隊決定公司管理的政策,再由裡面的人回到各自部門去影響、教育其他人。

總之,成功管控的三部曲是:

    1. 需要一個 Tableau 推動者
    2. 需要有一個自下而上的管控模式、由IT和各業務部門種子組成的管控團隊
    3. 這個團隊要定期開會,定期分析目前實施的問題、找到對策、檢查對策效果、再開始下一個循環

4. 檢視管理效益的2種面向

可用兩個面向去檢視:

    1. 是否已解決公司裡最頭痛的問題?
    2. 是否鼓勵 數據工作簿發佈者 嘗試好的做法、是否有好的行為出現?
      • 像是:統一發佈數據源,因為一個數據源可以連帶幾個工作簿、可以重複使用,便可以減少Refresh時間跟負擔。
      • 或是透過培訓,去推行Best Practice後,發現很多人願意接受。

四、如何開始讓員工都具備分析思維

延伸閱讀:如何漸進式讓全公司都愛上用Tableau找新見解?

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