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Alteryx使用心得│ 我為什麼要把分析流程自動化?

Alteryx台灣-使用經驗分享-PGi樺鼎

這是PGi樺鼎推出的「自動化達人系列」,我們專訪Alteryx在台灣的先鋒使用者,了解他們如何利用Alteryx讓自己「擁有快速處理資料的能力」,以及他們所服務的企業是如何踏上最具遠見的「Analytic Process Automation」之路。

❝ 如果公司IT人力很吃緊,就需要「很強的通才」才能讓組織內的資料真正有效被運用、流通到各部門,而很強的通才需要強大的工具輔助

這是一位能見樹又見林的分析通才,在BA職涯路上一路過關斬將後的結論。

目前任職於Morrison Express 鴻霖全球運輸 的他,Tableau是他剛踏入分析領域時的第一個工具,現在,Alteryx 是讓他有能力直接看清楚更底層問題的利器。

一起來了解,他是如何在資料準備到分析的流程上,前後多想一步,把耗費70%時間的資料整理流程自動化後,開始帶領公司內各部門思考「如何使用資料」這個真正重要的議題上

一、在公司內,你的角色與IT間的關係是?

我是隸屬在Corporate Development部門,獨立於IT部門,我們公司的IT團隊主要著重在系統開發,若有需要IT的資源,需要有很明確的指示,我們要盡量少用IT的時間去做「資料梳理」或是優化類型的事情上。

二、當初導入Tableau時,為什麼還同時考量Alteryx ?

因為Tableau只是一個點,前面的資料要怎麼來,又是另一回事,我們可以先接原生的Cognos,但如果沒有IT的幫忙,我要怎麼發布這些資料到Tableau,讓Tableau可以動起來?

就是因為這個「適合Tableau分析用的資料要怎麼來」的問題,就開始對Alteryx做測試,因為我需要知道說,要用什麼樣的資料?是否可以先把系統中的哪個報表先拿來用,先用Alteryx整理,整理成一個給Tableau吃的資料源。所以我在做 Tableau 概念驗證時,就用Alteryx來輔助使用。

三、實際是如何利用Alteryx的?

3-1. 從原本要花兩個月到只用兩天的「資料邏輯設定」

第一個用Alteryx解決的事情是去「試算一筆新的CRM交易如果產生後,對各營運據點的營收影響」,因為我們有進出口業務,所以有一筆生意進來的話,會造成的營收影響其實不只在一個營運據點而已,所以,我需要把一筆生意,拆成好幾筆的Revenue才有辦法去估算對不同營運據點的影響,簡單來說就是把CRM的資訊,重新運算,再放回CRM內。

如果不用Alteryx,我要找Salesforce去寫這個邏輯,但還得講得清楚這個邏輯,且整個專案可能要花2-3個月,做出來後可能還要改,最後還要仰賴IT維護。

但我用Alteryx, 這個雛形用2-3天就做出來了,每6小時重新刷新一次。

❝ 其實這件事就只是一個邏輯設定,但如果你沒有對的工具的話,你要怎麼做?你可以很人工的方式,找一個人一個禮拜做一次,從Salesforce裡面拉資料下來Pivot Table,手動做,但一週兩天時間就沒了,這樣是無法持續的。❞

3-2. 從原本要花8小時縮短到只要25分鐘的「資料取得與揉捏」

第二個任務是偵測不同站點的交易,做特例檢查,但當我們沒有使用最新的資料去做特例檢查時,各地的使用者,會有反彈意見,說:「我有做完,只是你沒抓到最新資料」

因此,我們就要到各站點,一個個用SQL去撈,再Copy/Paste到Excel,再把該有的欄位資料再Pivot Table,每個站點都要跑6個不同的script,再把這些結果貼到Excel,再去做後續的資料處理。

光是抓資料下來,就半天了,資料下來後,在Excel內做手動處理,又半天了,且一週做一次。

❝  後來,我們用Alteryx,先把後半段在Excel內的的手動處理自動化,原本要用2-3小時才能把Raw Data 整理到可以拿來Pivot Table的資料,用Alteryx 20秒不到就做完了

最後,我們就用Alteryx直接連各站的資料庫,在Alteyrx裡面做了一個巨集,只要簡單的設定,就可以拿同樣的script在各站點直接跑,且一個接著一個,等於連前半段都解決了。

我們從原本的半天+半天到後來的20分鐘+5分鐘,整整省了一個人一天的時間。

3-3. 建立複雜關聯,根據關聯產出上千份指定格式檔案

我們有一個ERP專案,有5-6萬筆客戶資料需要migrate,必須將舊有客戶資訊全部塞進去一個Excel表來協助匯入新的系統(cloud based)所以無法直接進行Database作業,中間又有很多複雜的關聯性,且這些複雜的關聯性,要一份一份更新進去,且不能遺漏,還要確保ABC sheet 都是同一組客戶資料才能load進去,且60個客戶產成一個File,最後要產出上千個Excel File。

這件事不可能去找一個只做這件事的IT,且處理效率跟品質也無法保證。

❝ 所以要找一個方法,一個可以很大量處理資料,且可直接產出幾千個不同的Excel File的方法 。最後一樣是用 Alteryx 建好關聯,設定如何產檔的機制,就解決了!

當沒有一個很好處理資料的方法時,不知道這件事會拖多久。

3-4. 其他應用

現在公司內會使用Alteryx的人有將近10人,已上線的應用分佈在BI、Product Team、HR、業務管理、營運管理 、財務、專案團隊內,真的很萬用。

例如:在財會部門內,有4-5位Tableau Explorer/Creator使用者 ,但他們的資料很複雜且在Excel內要用好幾個巨集、要寫VBA才能夠整理出來的,就算整理出來,也沒有一個更有效的方法,來跟其他資料做連結。現在就是用 Alteryx 整理出他們能在Tableau內做分析的資料。

3-5. 一切開始於無法忍受把人用在沒有產值的事情上

以上會用Alteryx來解決事情,都不出以下3個痛苦點:

    1. 資料清整的開發時間長
    2. 需求變動的頻率很高(例如一週一次)
    3. 需要維護或追溯資料異常點的時間要很久

在工作上,最無法忍受的事情是用不夠聰明的作法處理事情。

❝ 如果可以自動化的事,為什麼要人來做?❞

當你習慣這個工具時,當你要做很多資料探勘時,你可以因為Alteryx而變得更高效率!

四、Alteryx與Tableau如何搭配?

 

我會視情況知道這個資料在哪裡做會最有效率。

如果是已經要呈現了,會用Tableau。但如果是要做資料的整理、清理,就會用Alteryx。

現在,我很多的資料源都會先流過Alteryx才會進入Tableau ,我可以在Alteryx內直接看個大概,如果我在Alteryx內可以直接拿到我要的資訊,就不需要再過一手。

另外,如果資料源根本不在Tableau內,且我只要做一次性分析,我也不需要把它帶到Tableau裡面。如果是一個很成熟的資料源且在Tableau裡面,我就在Tableau內看就好。

最後,也跟 Deliverable 要放在哪裡有關係,有些業務單位需要公版Report,那我們就會選擇Tableau。如果對方是Tableau使用者,那我就做資料過去,他自己就會玩了。

五、 使用Alteryx兩年後帶給你和公司的價值?

 

❝  Alteryx能讓我看清楚資料是什麼狀態,且當你看清楚時,還可以反過來,得到流程優化面的想法,因為你知道系統間的資訊是如何流動,才會知道流程怎麼改。因為使用Alteryx,所以我取得這樣的能力。

對公司來說,除了提高員工的產能外,能有更多時間去思考「對我們組織來說,資料的價值還可以是什麼?我們組織要怎麼使用資料?」

當我們開始在很多業務面把「資料處理的流程自動化」,就能開始更有效率的使用我們的資料。

現在Alteryx就像是我們這個部門的神經觸手,去看營運面哪些出現異常,我們可以直接反饋,也利用它來建立很多管理機制、KPI運算。

不能把一個工具能做的事,只侷限在你眼前要完成的事情上

如果管理層有這樣的思維去考量一個工具能帶來的價值時,就不會只陷入價格圈套。

像是在員工應該具備什麼能力方面,如果你希望你的員工具備:「能搞得清楚資料、有辦法做複雜的資料運算、有資料揉捏的能力的話,這個產品比Tableau還要強,因為Tableau的重點是在很彈性的用不同面向去分析資料。」

還是公司要一個,只會說:「我沒有這個報表噎,IT都沒有幫我弄,我沒有這樣的分析資料我沒辦法做」,老闆會想要哪一種人?

另外,在市場競爭面,因為我們的產業是運輸服務業,所以我們很注重Value-Added 這件事,我們改善我們資料品質的同時,對客戶來說,也是在做Value-Added的事,我們能更快的提供客戶需要的報表,更快的回應客戶,能鞏固我們跟客戶間的信任關係。

六、推薦哪種人使用Alteryx ?

 

如果你的職責內容是要做大量的資料處理、要一直拉報表、在Excel整一下再Pivot Table,或是如果你已經是Tableau使用者,常苦於沒有適合在Tableau分析的資料,IT資源又很吃緊無法幫助時,都很適合試試用 Alteryx 讓自己「有處理資料的能力」

其實,只要願意學,喜歡學新東西,平常有在摸資料,且知道資料代表什麼意義、要拿資料來做什麼,用 Alteryx 就可以有很高的回報。

七、Alteryx 相關資源

線上示範&教學活動

    • Alteryx 線上入門示範 ,每週四上午10點 ,點此報名
    • 用Alteryx 混合各種資料來源,隔週二中午12點,點此報名
    • 用Alteryx清整你的雜亂資料,隔週二上午10點,點此報名
    • 用Alteryx建立你的第一個Workflow ,隔週二上午10點,點此報名
    • 給Excel達人的Alteryx教學,隔週三上午10點,點此報名
    • 給Excel 用戶的How-to系列,點此觀看
    • 更多熱門議題,點此觀看

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關於 Alteryx 

成立於1997年,總部位在美國加州,目前是 Analytic Process Automation (APA™) 領域的領導品牌,致力改變數據處理到商業分析利用的傳統方式,讓每一個需要大量處理資料的工作者(Data Worker),能在同一個平台內,將資料處理與分析的流程自動運行。

截至目前,Alteryx 已被全球超過6,400多家組織採用,全球2000強企業有將近40%使用Alteryx產品,他們透過Alteryx直接提升更多商業分析師處理資料的能力,而間接獲取來自更多元的商業見解。知名企業像是 Microsoft、Netflix、Dell、Audi、Ford、McDonald’s、Unilever、P&G 等都是Alteryx的客戶。

這些具有遠見的市場領導者都深知,當未來 AI、IoT、5G 成為主流應用時,處理跟分析各來源與格式的數據將是日常作業的一大環節,唯有提升內部既有數據人才的數據處理能力(速度與深度),才能加速轉換從數據到可被再利用的商業價值。

不論你是在IT單位或營運分析單位,只要平常需要花大量時間做大量的資料處理、要一直拉報表、在Excel內整一下再Pivot Table,都很適合試試用 Alteryx 讓自己「擁有處理資料的能力」,開始將「資料處理的流程自動化」。

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