Alteryx使用心得│ 我為什麼要把分析流程自動化？
這是 PGi 樺鼎推出的「自動化達人系列」，我們專訪 Alteryx 在台灣的先鋒使用者，了解他們如何利用 Alteryx 讓自己「擁有快速處理資料的能力」，以及他們所服務的企業是如何踏上最具遠見的「Analytic Process Automation」之路。
如果公司 IT 人力很吃緊，就需要「很強的通才」才能讓組織內的資料真正有效被運用、流通到各部門，而很強的通才需要強大的工具輔助。
這是一位能見樹又見林的分析通才，在BA職涯路上一路過關斬將後的結論。
目前任職於 Morrison Express 鴻霖全球運輸 的他，Tableau 是他剛踏入分析領域時的第一個工具，現在，Alteryx 是讓他有能力直接看清楚更底層問題的利器。
一起來了解，他是如何在資料準備到分析的流程上，前後多想一步，把耗費70%時間的資料整理流程自動化後，開始帶領公司內各部門思考「如何使用資料」這個真正重要的議題上。
一、在公司內，你的角色與 IT 間的關係是？
我是隸屬在Corporate Development部門，獨立於IT部門，我們公司的IT團隊主要著重在系統開發，若有需要IT的資源，需要有很明確的指示，我們要盡量少用IT的時間去做「資料梳理」或是優化類型的事情上。
二、當初導入Tableau時，為什麼還同時考量 Alteryx ?
因為 Tableau 只是一個點，前面的資料要怎麼來，又是另一回事，我們可以先接原生的Cognos，但如果沒有IT的幫忙，我要怎麼發布這些資料到Tableau，讓Tableau可以動起來？
就是因為這個「適合Tableau分析用的資料要怎麼來」的問題，就開始對Alteryx做測試，因為我需要知道說，要用什麼樣的資料？是否可以先把系統中的哪個報表先拿來用，先用 Alteryx 整理，整理成一個給 Tableau 吃的資料源。所以我在做 Tableau 概念驗證時，就用 Alteryx 來輔助使用。
三、實際是如何利用 Alteryx 的？
3-1. 從原本要花兩個月到只用兩天的「資料邏輯設定」
第一個用Alteryx解決的事情是去「試算一筆新的CRM交易如果產生後，對各營運據點的營收影響」，因為我們有進出口業務，所以有一筆生意進來的話，會造成的營收影響其實不只在一個營運據點而已，所以，我需要把一筆生意，拆成好幾筆的Revenue才有辦法去估算對不同營運據點的影響，簡單來說就是把CRM的資訊，重新運算，再放回CRM內。
如果不用Alteryx，我要找 Salesforce 去寫這個邏輯，但還得講得清楚這個邏輯，且整個專案可能要花2-3個月，做出來後可能還要改，最後還要仰賴IT維護。
但我用Alteryx， 這個雛形用2-3天就做出來了，每6小時重新刷新一次。
其實這件事就只是一個邏輯設定，但如果你沒有對的工具的話，你要怎麼做？你可以很人工的方式，找一個人一個禮拜做一次，從Salesforce裡面拉資料下來Pivot Table，手動做，但一週兩天時間就沒了，這樣是無法持續的。
3-2. 從原本要花8小時縮短到只要25分鐘的「資料取得與揉捏」
第二個任務是偵測不同站點的交易，做特例檢查，但當我們沒有使用最新的資料去做特例檢查時，各地的使用者，會有反彈意見，說：「我有做完，只是你沒抓到最新資料」
因此，我們就要到各站點，一個個用SQL去撈，再Copy/Paste到Excel，再把該有的欄位資料再Pivot Table，每個站點都要跑6個不同的script，再把這些結果貼到Excel，再去做後續的資料處理。
光是抓資料下來，就半天了，資料下來後，在Excel內做手動處理，又半天了，且一週做一次。
後來，我們用Alteryx，先把後半段在Excel內的的手動處理自動化，原本要用2-3小時才能把Raw Data 整理到可以拿來Pivot Table的資料，用Alteryx 20秒不到就做完了。
最後，我們就用 Alteryx 直接連各站的資料庫，在Alteyrx裡面做了一個巨集，只要簡單的設定，就可以拿同樣的script在各站點直接跑，且一個接著一個，等於連前半段都解決了。
我們從原本的半天＋半天到後來的20分鐘＋5分鐘，整整省了一個人一天的時間。
3-3. 建立複雜關聯，根據關聯產出上千份指定格式檔案
我們有一個ERP專案，有5-6萬筆客戶資料需要migrate，必須將舊有客戶資訊全部塞進去一個Excel表來協助匯入新的系統(cloud based)所以無法直接進行Database作業，中間又有很多複雜的關聯性，且這些複雜的關聯性，要一份一份更新進去，且不能遺漏，還要確保ABC sheet 都是同一組客戶資料才能load進去，且60個客戶產成一個File，最後要產出上千個Excel File。
這件事不可能去找一個只做這件事的IT，且處理效率跟品質也無法保證。
所以要找一個方法，一個可以很大量處理資料，且可直接產出幾千個不同的Excel File的方法 。最後一樣是用 Alteryx 建好關聯，設定如何產檔的機制，就解決了！
當沒有一個很好處理資料的方法時，不知道這件事會拖多久。
3-4. 其他應用
現在公司內會使用 Alteryx 的人有將近10人，已上線的應用分佈在BI、Product Team、HR、業務管理、營運管理 、財務、專案團隊內，真的很萬用。
例如：在財會部門內，有4-5位Tableau Explorer/Creator使用者 ，但他們的資料很複雜且在Excel內要用好幾個巨集、要寫VBA才能夠整理出來的，就算整理出來，也沒有一個更有效的方法，來跟其他資料做連結。現在就是用 Alteryx 整理出他們能在Tableau內做分析的資料。
3-5. 一切開始於無法忍受把人用在沒有產值的事情上
以上會用 Alteryx 來解決事情，都不出以下3個痛苦點：
- 資料清整的開發時間長
- 需求變動的頻率很高(例如一週一次)
- 需要維護或追溯資料異常點的時間要很久
在工作上，最無法忍受的事情是用不夠聰明的作法處理事情。
如果可以自動化的事，為什麼要人來做？
當你習慣這個工具時，當你要做很多資料探勘時，你可以因為 Alteryx 而變得更高效率！
四、Alteryx 與 Tableau 如何搭配？
我會視情況知道這個資料在哪裡做會最有效率
如果是已經要呈現了，會用 Tableau。但如果是要做資料的整理、清理，就會用 Alteryx。
現在，我很多的資料源都會先流過 Alteryx 才會進入 Tableau ，我可以在 Alteryx 內直接看個大概，如果我在 Alteryx 內可以直接拿到我要的資訊，就不需要再過一手。
另外，如果資料源根本不在 Tableau 內，且我只要做一次性分析，我也不需要把它帶到 Tableau 裡面。如果是一個很成熟的資料源且在 Tableau裡 面，我就在 Tableau 內看就好。
最後，也跟 Deliverable 要放在哪裡有關係，有些業務單位需要公版Report，那我們就會選擇Tableau。如果對方是Tableau使用者，那我就做資料過去，他自己就會玩了。
五、 使用 Alteryx 兩年後帶給你和公司的價值？
Alteryx 能讓我看清楚資料是什麼狀態，且當你看清楚時，還可以反過來，得到流程優化面的想法，因為你知道系統間的資訊是如何流動，才會知道流程怎麼改。因為使用Alteryx，所以我取得這樣的能力。
對公司來說，除了提高員工的產能外，能有更多時間去思考「對我們組織來說，資料的價值還可以是什麼？我們組織要怎麼使用資料？」
當我們開始在很多業務面把「資料處理的流程自動化」，就能開始更有效率的使用我們的資料。
現在Alteryx就像是我們這個部門的神經觸手，去看營運面哪些出現異常，我們可以直接反饋，也利用它來建立很多管理機制、KPI運算。
不能把一個工具能做的事，只侷限在你眼前要完成的事情上
如果管理層有這樣的思維去考量一個工具能帶來的價值時，就不會只陷入價格圈套。
像是在員工應該具備什麼能力方面，如果你希望你的員工具備：「能搞得清楚資料、有辦法做複雜的資料運算、有資料揉捏的能力的話，這個產品比Tableau還要強，因為Tableau的重點是在很彈性的用不同面向去分析資料。」
還是公司要一個，只會說：「我沒有這個報表噎，IT都沒有幫我弄，我沒有這樣的分析資料我沒辦法做」，老闆會想要哪一種人？
另外，在市場競爭面，因為我們的產業是運輸服務業，所以我們很注重Value-Added 這件事，我們改善我們資料品質的同時，對客戶來說，也是在做Value-Added的事，我們能更快的提供客戶需要的報表，更快的回應客戶，能鞏固我們跟客戶間的信任關係。
六、推薦哪種人使用 Alteryx ?
如果你的職責內容是要做大量的資料處理、要一直拉報表、在Excel整一下再Pivot Table，或是如果你已經是Tableau使用者，常苦於沒有適合在Tableau分析的資料，IT資源又很吃緊無法幫助時，都很適合試試用 Alteryx 讓自己「有處理資料的能力」
其實，只要願意學，喜歡學新東西，平常有在摸資料，且知道資料代表什麼意義、要拿資料來做什麼，用 Alteryx 就可以有很高的回報。
七、Alteryx 相關資源
線上示範＆教學活動
- Alteryx 線上入門示範 ，每週四上午10點 ，點此報名
- 用 Alteryx 混合各種資料來源，隔週二中午12點，點此報名
- 用 Alteryx 清整你的雜亂資料，隔週二上午10點，點此報名
- 用 Alteryx 建立你的第一個 Workflow ，隔週二上午10點，點此報名
- 給 Excel 達人的 Alteryx 教學，隔週三上午10點，點此報名
- 給 Excel 用戶的 How-to 系列，點此觀看
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關於 Alteryx
成立於1997年，總部位在美國加州，目前是 Analytic Process Automation (APA™) 領域的領導品牌，致力改變數據處理到商業分析利用的傳統方式，讓每一個需要大量處理資料的工作者(Data Worker)，能在同一個平台內，將資料處理與分析的流程自動運行。
截至目前，Alteryx 已被全球超過6,400多家組織採用，全球2000強企業有將近40%使用Alteryx產品，他們透過Alteryx直接提升更多商業分析師處理資料的能力，而間接獲取來自更多元的商業見解。知名企業像是 Microsoft、Netflix、Dell、Audi、Ford、McDonald’s、Unilever、P&G 等都是Alteryx的客戶。
這些具有遠見的市場領導者都深知，當未來 AI、IoT、5G 成為主流應用時，處理跟分析各來源與格式的數據將是日常作業的一大環節，唯有提升內部既有數據人才的數據處理能力(速度與深度)，才能加速轉換從數據到可被再利用的商業價值。
不論你是在IT單位或營運分析單位，只要平常需要花大量時間做大量的資料處理、要一直拉報表、在Excel內整一下再Pivot Table，都很適合試試用 Alteryx 讓自己「擁有處理資料的能力」，開始將「資料處理的流程自動化」。
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