RPA物流自動化｜盤點5種機器人可以做的流程
要贏，就聰明贏在對手看不見的地方！Apple、P&G、Amazon、Unilever 等全球頂尖企業長時間領先市場的秘密在於，他們不斷思考如何優化越來越複雜的全球供應鏈。
根據 IDC 2019 年《供應鏈成熟度調查》，61% 受訪企業認為在「串聯系統、資料和流程」尚不成熟，而這就是變革、悄悄超越同行的機會！
透過 RPA 機器人流程自動化這項新興 AI 應用技術，在「作業流程效率上」優先強化，是最不需要大動干戈、可立即開始，且有顯著成效的變革起點。
本文一起探討供應鏈的5個主要階段：從規劃、採購、生產、物流到售後服務，有哪些重複性的日常作業流程可自動化處理，進而影響總資產收益率、庫存周轉率等關鍵財務績效。
一、RPA 機器人在供應鏈與物流的價值
有上下游關係的製造商、與運輸物流業密切合作的電商或零售業、或是運輸物流業者本身，都能從 RPA 機器人的優勢中獲益。
供應鏈流程是企業營運很重要的一環，因為這些流程的營運效率跟客戶重視的服務速度、企業重視的成本與營收有直接的影響關係。
同時，這些營運流程都具備以下特性：
- 資料需要跨系統（像是：TMS、WMS倉庫管理系統、ERP系統、CRM系統等）來回查詢輸入互通，意味著需要透過人員在不同系統間來回操作，執行複製貼上的重複性動作
- 關鍵資訊存放在大量的 Excel 表與紙本文件中，需要進入系統
- 一個環節的錯誤會創造額外的連動成本堆加
而正因為 RPA 流程機器人能在以下任務條件下表現最好：
- 有明確的流程規則
- 需要反覆執行重複性的動作
- 高頻率執行、7*24小時不間斷執行
- 需要 100% 準確且快速完成
因此很多企業已經發現 RPA 機器人能在供應鏈與物流流程上發揮巨大價值
二、可利用 RPA 流程機器人的供應鏈流程任務
整個供應鏈管理可分為五大階段，各階段的任務只要有符合以上所述「適合 RPA 發揮的條件」，都有機會自動化運行
透過以下第二張圖紅色區塊的分佈，會發現在規劃、採購、物流與售後追蹤階段有很多細項工作項目，有極高潛力可運用 RPA。例如：
- 收集整合來自不同格式的結構化與非結構化數據
- 採購訂單管理
- 物流單據製作與收集發票
- 安排與跟蹤貨件、確保交付證明等
透過以上，可以發現，RPA 機器人流程自動化這項新興 AI 應用技術，是很多中小企業在朝向企業數位化與數位轉型之路，最容易開始的第一步。
透過科技優化營運流程效率，就是數位轉型旅程的序曲。
在 iThome 2022 CIO大調查(中)｜AI 技術採用動向 這篇報導，也提及導入 RPA 機器人流程自動化，依舊排名在今年企業想用的 AI 技術 Top 2 ，尤其是勞力密集型產業（製造業、石油、天然氣、化工業、銀行與金融業）。這些勞力密集型產業在 2022 年的最大目標之一，就是使用系統自動化，來大量減少時間與成本，還可提高流程的一致性，同時消除人為錯誤。
現在，我們也觀察到，越來越多企業對於 RPA 的理解度已逐步成熟，RPA 主導人的職位也越來越往高層走，這意味著 RPA 確實已經上升到公司整體的策略層級，從單點個人生產力的提升，到整體組織的營運效率提升
➜ 延伸推薦：RPA全球第一品牌 UiPath ｜UiPath 終極目標是讓那些有意「持續打造營運競爭力」的企業，使他們的員工有能力設計自己的工作流程可以部分轉為自動化運行，同時提供企業集中式監控與控制服務
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三、企業實際運用 RPA 的5種情境與效益
情境 ❶：將供應商發票內容擷取到輸入ERP
企業案例背景：一家位在非洲地區的資訊電子產品通路代理業（Tarsus Distribution ），提供 IT 產品代理、在地通路分銷、物流與維修服務，類似非洲版的台灣精技電腦。
營運上面臨的最大挑戰：公司內部的運輸團隊，在三年內有4名員工接續離職，而留下來的員工承擔的工作量增加，正面臨人力短缺與必須改善員工滿意度的壓力。
第一個優先嘗試的流程自動化：供應商客戶的發票處理 Procure-to-Pay ，以前很難做到自動化的主要狀況是因為不同公司的發票與收據格式不一、掃描後的發票解析度不高或是歪掉。
選擇 Procure-to-Pay 優先自動化的考量：考量此流程與企業風險管理有關，準確與合規是第一要求，因為若某張發票有合規性的問題，要面對麻煩的內部審計，最後可能會被處以數百萬的罰款、甚至會被威脅撤銷進口商代碼。
其實早在幾年前，Tarsus Distribution 就曾經因為在發票驗證流程上失誤、沒有即時識別出對某批貨物有合規問題，才深刻認知到這個流程對公司經營的嚴重性。
從第一個小型供應商客戶開始測試：Tarsus Distribution 這家公司，決定先從一家日本印表機製造商做測試，讓 UiPath 流程機器人去識別貨物發票上的數據，然後登入到 ERP 平台並輸入數字，希望做到貨物運輸的追蹤與數據可視化。流程包含：
- 建立給供應商的採購單、並寄出採購單
- 處理、核准供應商發票
- 將已核准的發票發佈到 ERP
例如：有 1400 批貨物需要完成「貨物數據擷取跟輸入系統」，若手工處理，要耗費7天以上的工作天，但 UiPath 機器人可以在 3小時內處理 76 批貨物，直接減少原本要花 5 天的工作量，每批貨物要耗費的人力工時減少 3到 4 小時，且數據擷取到輸入系統，完成100% 準確性
第一個試點經驗成功後：開始用在重要供應商客戶上，加快採購到付款週期。他們的重要供應商客戶像是 HP、HPE、Lenovo等，因為能夠更快解決發票和付款狀態的供應商查詢、加強監管追蹤、控制和報告，除了能更快回應市場需求外，也加深與供應商的合作關係、提高未來在協商談判的影響力。
情境 ❷：外銷作業流程自動化
一家台灣的電子複合材料製造商，也是利用 RPA 機器人優化以下作業
1. 訂單接收處理自動化： 99% 訂單都透過 Email 收到 ，透過 RPA 機器人自動開啟 Email 檢查訂單，並依照訂單內容輸入ERP，製作銷售確認書，人工確認內容並傳簽後，再自動 Email 給客戶
2. 排船通知自動化：排船完成後，RPA 機器人自動依客戶別完成船期通知並 Email 客戶
3. 裝船文件製作自動化：RPA 機器人自動擷取相關資料製作 Invoice、包裝、包裝清單明細等
情境 ❸：出貨流程自動化（順風）
順風供應鏈 (順風DSC)，是一家業務範圍涵蓋中國、香港、澳門的供應鏈解決方案服務商，在80多個城市有倉儲物流設施、運輸能力涵蓋300多個城市。
因為他們的行業特性是面向企業的供應鏈服務，不是面對一般消費者的快遞業務，他們想要自動化，卻面臨到一些行業特性上的挑戰：
- 非標準化、客制化程度更高
- 上下游端的客戶需求多樣且變化頻繁
- 在數據平台交互層面上的操作流程很複雜，且會涉及到大量多種系統間的交互
所以他們運用 UiPath 的 RPA 流程機器人，在倉庫的日常數據運營中，運用在那些重複性動作、會佔用操作人員大量時間和精力，會阻礙創造性和知識性工作產出的任務上，像是：
- 收貨、發貨、盤點等流程中的 WMS 與三方系統的數據交互
- 單據和標籤打印
- KPI 報表整理及展示
- 文件覆核和歸檔
- 平均月單量過萬的站點發貨流程等
未來，順豐供應鏈希望能夠利用 RPA 技術，強化他們對企業客戶的服務效率跟品質
像是快消、汽車、醫藥、高科技業，運營相關的更多上下游業務領域的企業客戶
➜ 完整案例請前往 UiPath 簡中官網查看
情境 ❸：供需規劃S&OP會議前的資料整合
一家歐洲食品製造商用 UiPath 來梳理他們對供應商、對客戶之間的交涉流程，加快溝通回應速度
Planning 規劃是供應鏈管理最關鍵的一環，特別是針對原物料的需求預測規劃、銷售端的需求預測規劃。
先撇開預測是否準確的議題，光是要搜集能輔助規劃的所有資訊就很耗時了，從廠商的數據、客戶數據、市場數據、生產數據、來自業務團隊的銷售數據，接著再整理一個統一格式、跑模擬分析、再召開跟各部門溝通確認的會議。
如果透過 RPA 流程機器人，你可以花時間在最需要大量與人溝通的「S&OP會議」與「模擬分析」上，而把以下這些事交給高效率的虛擬助手：
- 收集並整併來自供應商的必要資訊
- 打開資料清理工具 (e.g. Alteryx) 並運行 workflow
- 把清整好的數據，轉換成 PPT 內的計畫表格
- 打開 Email 系統發送給利害關係人
這些事情自動化後，這家食品製造商在資料收集跟行政工作上改善了 20-40%的人力處理時間。 更重要的是，他們在情境模擬分析、S&OP會議的討論可以更加深入，這才是最後勝出市場的關鍵。
情境 ➍：評估供應商
在評估供應商階段，能否選出優質、能穩定合作的物料供應商，將攸關這家食品製造商的產品品質跟市場價值，但往往在選商階段，就要耗費很大的人力時間跟手動作業，例如：
- RFQ Process
- 跟廠商大量 Email 來回溝通
- 整理並初步分析 Email 附件的各種廠商資料
- 審查評估廠商背景信用
- 確認供應商建檔等流程
導入 UiPath 流程機器人後：整體評估過程縮短25-50%時間、處理文件的時間縮短15-45%，而這些人員因為自動化瑣碎流程而多出來的時間，就可以更專注在跟供應商面對面的拜訪與談判。
情境 ➎：物流運送進度的溝通
現在的客戶對商品運送速度的要求越來越高，也越來越沒有等待的耐心。
所以在客戶下單後，通常會收到很多客戶詢問出貨進度的信件
當出貨進度詢問的信件越來越多時，應該派更多臨時人力來做這件事嗎？ 怎麼向耐心越來越低的客戶回覆出貨進度？至少會需要做4個動作：
- 打開客戶的詢問信件
- 打開、登入ERP找出運送的紀錄
- 把相關紀錄 copy and paste 到信件中，回信給客戶
- 再回到客服紀錄系統中更新處理狀態
然而，這過程你可能會看錯、貼錯、甚至漏信等狀況，這些都可能讓客戶對公司的觀感、評價不佳、客戶體驗是負面的。
一個流程上的小差錯，損失的是客戶對公司的信任度、品牌印象。
利用 UiPath 流程機器人，這個 RPA 流程機器人，可以跟你做一樣的事，能幫你打開郵件系統、辨認郵件內必要的文字資訊、接著登入Shipping portal、找到運送狀態、回到郵件系統回覆客戶、再繼續打開下一封信件，繼續這個迴圈，只要有新的郵件進來，就會持續這個動作。
不會有人希望自己像個機器人一樣一直做這個迴圈，況且我們也都明白，機器人絕對可以做得比我們好又精確。
這過程節省了 40-60%的人力處理時間，更重要的是，絕對會提高客戶每次與這家公司溝通接觸的體驗感受、公司印象與滿意度。
四、如何跟 RPA 流程機器人一起共事？
透過以上幾個簡單的流程案例，可以發現，RPA 流程機器人被指派去完成的任務，都是要在各種電腦系統中擷取數據、搬移數據、整理內容等，對職場工作者而言，比較無法產生成就感的工作項目，甚至會放大工作的疲憊感。
因此，談到機器人，我們總是太害怕「被取代」，但實際上，被取代的是「那些不值得人類來做的事情」，並不是人類本身。
Robotic Process Automation 又簡稱「流程機器人」，就是在幫人類做那些沒有創造力價值的事，這種虛擬機器人，是所有坐在辦公室內的知識勞動者 (財務部、人資部、供應鏈部、客戶服務、IT部門)，24小時的得力助手，RPA 流程機器人會依照你規劃好的邏輯步驟乖乖做事，又快又精確。
在越來越數位化的時代，我們已經快忘記，最初我們對於「Work」的定義，「Work」最初的定義，其實就是「創造」事物，有創造表示有進步，有進步便會帶來滿足與快樂。
但顯然，現在大多數的職場工作者，已經失去快樂的感覺，總覺得工作就像賣掉靈魂般、活得像個機器人？只因企業為了因應快速變動的市場，企業追求效率，期待透過各種作業系統讓企業運轉更快速，而夾在各種系統之間的人類，反而是被系統綁架而拉低作業效率。
導入的系統多，組織內的人力變相成為各式系統間的數據整理與搬運工，員工的成就感低落。如果最基本的流程自動化都做不好，怎麼還敢說要企業數位化、甚至是智慧化呢？
這也是為什麼現在 RPA 流程機器人 UiPath 會這麼熱門的原因之一
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五、關於 UiPath
同時被 Gartner 以及 Forrester Research 評為 機器人流程自動化軟體的「領導者 」
UiPath 憑藉其願景的完整性和執行能力，處於領導者象限的最高且最遠位置。
UiPath 自 2005 年成立以來便高速增長，目前在20個國家共有53個辦公室，且是歷史上成長最快的企業級軟體公司。
截至目前，UiPath 已經被全球 4,000 多家組織採用，其中包括前10大財富500強中的8家，其他知名企業像是Uber、HP惠普、麥當勞、NASA 和 Virgin Media 也都是 UiPath 的客戶。
秉持「 Ａ Bot for Every Person」的願景，UiPath 以高達70億美元的估值引領著「自動化優先Automation First」時代
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