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RPA應用案例 | 3種通用流程,3種製造業最常見自動化流程
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RPA應用案例 | 3種通用流程,3種製造業最常見自動化流程

May 15, 2024

RPA 因爲具有清楚的應用原則 (具有邏輯性、高度重複、且由人工手動作業的都可交由RPA 執行),因此企業內的各部門都有運用的機會,不分產業別都可用的通用性流程包含:財會、供應鏈、IT服務、人資、客戶服務

而就產業別來看,同一產業類別,仍可看出類似的應用場景,本文將分享3個通用性流程案例與3種製造業常見的流程情境

一、跨產業通用性流程與案例

企業導入 RPA 流程自動化,在不同部門內運用都有不同的目標效益,但都離不開以下這 4 種結果:

    • 增加收入、降低成本
    • 提升客戶滿意度
    • 提高員工參與度
    • 降低合規風險

(1) 以財務會計「月報彙整」為例

若月報彙整流程可以自動化,不僅可以提高員工的滿意度,同時也降低可能的彙整錯誤而造成的決策失誤成本。

每月月初,幾乎很多公司的財務單位都要花費2-4天,依照部門產出各式財務相關報表。

以某家導入 UiPath 的客戶為例,該公司的財務人員每月月初要連上SAP系統,重複下載9大部門的資料,並據此製作包括「匯率評價匯總報表」、「損益表」、「應收/應付帳齡表」等多份Excel報表,並將產出結果提供給各部門主管。

改用 UiPath 流程機器人執行後

UiPath 流程機器人可以透過內建的 SAP 互動元件,直接「操作」SAP,進行各部門相關資料的「查詢與下載」,並將多份原始資料「複製」到Excel模板檔案後,「依照邏輯」進行相關資料彙整、格式調整與圖表更新。最終再跟SAP中的統計彙整值進行「比對」確保彙整表的正確性。

實際效益

    • 自動化程度: 100%
    • 導入實施時間:3週內
    • 投資回報時間:1 個月
    • 品質改進為 0% 錯誤率
    • 人力處理成本:下降 90%
    • 人才的實際運用:可以更專注在更高價值的工作,包括業務分析、匯率分析與財報分析

➜ 延伸觀看:RPA 財務會計應用|用 UiPath 晉升高含金量財務人

(2) 以 IT 單位「應用程式檢查與上版作業」為例

現代企業每日的營運已高度仰賴資訊系統,對內對外的資訊系統運作效率,會直接影響到客戶服務的滿意度,因此 IT 單位其實肩負非常大的責任。

以某產險公司的 IT 部門為例,為了確保所有 IT 服務在上班時段正常運作,須安排人員在每天早上8點前,花一個小時,依照檢核清單逐項檢查各應用程式、服務、伺服器是否正常運作

且為了確保一週至少兩次的應用程式版本更新作業不會影響到大部分使用者,還須安排人員在晚上8點後,花費一個小時,利用應用程式版本管理軟體,完成正式環境的佈署作業。

在導入 UiPath 機器人執行後,UiPath 機器人自動排程執行上班前的應用程式檢查與下班後的上版作業。讓 IT 負責人員不需提早到公司或加班處理相關事務。

實際效益

    • 自動化程度:70%
    • 導入實施時間:3週內
    • 投資回報時間: 1 個月
    • 人力處理成本:下降 50% 並提升員工滿意度

➜ 延伸觀看:RPA 資訊單位應用| UiPath 給 IT 單位流程自動化啟發

(3) 以人資「新人招募到報到」為例

某些公司特性是每月會有很多新進人員,因此 HR 跟 IT 每月要花費大量人力在各式作業上。

在「職缺刊登」部分,要將各部門主管提供的職缺 Word 檔,複製登打到104與內部職缺網站 ;

招募後,來到「新人資料檢核建立」階段,以產險業為例,則需到相關公會網站查核新進人員資訊,並與履歷表Word檔內容一起輸入到 HR 系統中 ;

最後來到「各系統帳號建立」,需建立AD帳號、Email 帳號與其他內部系統帳號。

在導入 UiPath 機器人執行後

利用 UiPath 內建的 Word 互動元件去讀取 Word 檔資料,並與 104網站、內部HR系統、AD管理工具等程式互動,依照預先制定的填寫與操作邏輯完成「職缺刊登」、「新人資料檢核建立」、「各系統帳號建立」等作業。

實際效益

    • 自動化程度: 90%
    • 導入實施時間:4週內
    • 投資回報時間: 1.5 個月
    • 處理時間:下降 90% 且 無資料登打錯誤
    • 人力處理成本:下降 70%
RPA跨行業通用應用

二、製造業最常見5種流程類別

(1) 物料清單比對

這是製造業中最需要風險控管的環節,發生任何錯誤會帶來巨大損失。而挑戰在於,同一物料可能會有多個料號,且來自不同供應商、不同時段

實施RPA後,能做到:更快建立產品、進行大規模而不再是抽樣比對、資料準確性提高,並按時完成產品追蹤處理。

(2) 多樣客戶訂單處理

以某一家擁有超過200位國內外客戶的製造業領導廠商為例,所遇到的挑戰是:

每週會收到超過 100 張來自不同客戶的訂單,不但每個客戶的「訂單樣式」與「檔案格式」(PDF、Excel、Email) 都不相同,且每張訂單平均超過 10 筆的採購細項

因此「每週需花費至少2天」的人力,將所有訂單登打到內部 ERP系統中。

導入 UiPath 後

透過整合 UiPath 流程機器人與 PGi 的智慧文件辨識軟體,優先針對前 10 大客戶,建立「訂單智慧解析模型」

讓這 10 大客戶的訂單,不但可以自動從不同來源載入( Email、客戶網站下載等),還可「自動辨識跟擷取訂單內的特定資訊」,再由 UiPath 流程機器人「主動通知檢核人員」確認資料擷取正確性,最後自動輸入到 ERP 系統中

實際效益

    • 自動化程度: 70%
    • 實施導入時間:4週內
    • 投資回報時間: 1.5 個月
    • 無資料登打錯誤
    • 處理時間:下降 70%
    • 人力處理成本:下降 60%

➜ 延伸閱讀:智慧文件辨識2.0應用,AI+RPA 發票/文件處理自動化

(3) 出貨管理自動化

某一化學公司的重要客戶對出貨管理有很高的要求,要求出貨當天,也要把出貨相關資訊,依照其規定格式上傳到其系統上。但由於規定上傳的格式複雜,在人工處理下,每筆出貨紀錄就需要處理超過5分鐘,且格式調整出錯率很高。

在每週要處理超過300筆以上出貨紀錄的情況下,一位專職的人員,一週至少要花3天的時間執行此作業流程。

導入 UiPath 後

負責人員通知已完成當天所有出貨紀錄後,手動觸發UiPath流程機器人,在 SAP 系統下載此客戶的所有出貨紀錄後,逐筆依照客戶要求的邏輯並搭配 Excel 巨集,產生對應的兩個檔案後,各自上傳客戶網站與 FTP 伺服器中。

實際效益

    • 自動化程度: 95%
    • 實施導入時間:3週內
    • 投資回報時間: 1 個月
    • 無檔案格式調整錯誤
    • 處理時間:下降 90%
    • 人力處理成本:下降 95%

➜ 延伸閱讀:RPA 導入案例 | 用 UiPath 自動化「網頁資料上傳流程」

導入RPA-客戶證言

(4) ERP表單自動化

ERP 系統是所有企業的核心,透過 RPA 建立報表自動產生可減輕工作人員負擔,也可減少出錯機率。有時新型製造的架構上,ERP 需要針對性進行調整,選擇使用 RPA 取代開發不同的 API 應用也是一種更有效率的方法。

(5) 管理與報表自動化

有些公司有多個研發部門跟生產部門,往往是透過報表、生產紀錄串接進行分析,而行政部門透過流程整合機制試圖解決問題。實施 RPA 有助大幅提升生產與研發追蹤效率,管理者(研發主管/生產主管)就能透過更有效的方式來管理和營運業務(從月報➜週報➜日報)

以中國的某一個製造業客戶為例,他們的研發控制團隊,每週需統整超過 120 份的個人測試報告到整合式研發報告,但報告的形式太多,有腳本執行結果、也有Excel、Word、Email等方式記載,所以要將不同格式的處理報告與 Web 分析報告匯入 Access 資料庫或Excel,以便運算資料並將其重新格式化為特定的進度報告。

當資料不完整,會導致 PM 無法很順利掌握研發進度以及測試問題等

流程自動化目標:將報告週期拉快到一週兩次,也希望知道數字之間的關係

導入 UiPath 後

UiPath 機器人在每週一與週四上午9點被觸發(善用多個機器人排程功能),自動填充報告資料並執行相應的巨集作為驗證和資料轉換過程的一部分,最後將整合結果 Email 到各專案 PM 進行複檢。

UiPath 流程機器人無需任何手動干預即可完成此任務,因此產品控制團隊可以專注於其他關鍵活動 (如數字分析等)

實際效益

    • 自動化程度:100%
    • 導入實施時間:3個月內
    • 準確率:從低於50%提升到100%
    • 處理時間:從平均 3 小時到 15 分鐘
    • 人力處理成本:下降95%

➜ 延伸閱讀:台灣企業導入RPA | 用 UiPath 自動化報表整理工作

三、部署RPA的七大業務優勢

今年的CIO大調查顯示,台灣企業採用RPA技術的優先順序,緊追大數據分析之後,更勝過AI/ML應用,RPA 技術在各行業被優先採用技術是整體平均的 Top 2

透過獨立研究公司 Enterprise Technology Research 今年推出的報告也可以看出,有 78% 的企業都確實能在「改善生產力」立即得到回報

平均來說,組織能在不到 14 個月的時間內達到收支平衡點,並在初始 RPA 投資獲得 250% 的投資報酬率

而這些企業因為部署RPA可以取得的業務優勢有:

  1. 改善生產力
  2. 讓員工做更高價值工作
  3. 節省成本
  4. 改善品質
  5. 加速創新
  6. 增強業務分析
  7. 業務可持續

整體而言,資料顯示「提高生產力」是目前的首要結果,也是未來的首要目標。

導入RPA的7種企業優勢

四、該從哪一種流程開始?

首先,必須先正確認知到,實施RPA是一個漸進式旅程,不是一次性的專案。

因此,通常第一個開始的自動化流程,都是選擇那些可以最快看到效益的流程,因為必須先被管理層看見、被團隊信任、被支持,才有機會開始組織一個跨部門的專案團隊,真正轉變為一個自動化營運優先的組織,看到大規模的成效。

至於「如何最快看到效益」,你可以先問這三個問題:

  • 全盤檢視整體人力佈局,哪些地方花最多人力,這些人力花最多時間在哪裡?
  • 目前最花錢的單位在哪裏?RPA是否有可以效力的地方
  • 哪一個流程是直接跟客戶有關、且客戶最重視,或是目前讓客戶最不滿意的?

並搭配以下兩大面向思考:

(1) 可行程度

    • 重複性、流程頻率高低
    • 標準化程度
    • 需要人為判斷的程度
    • 導入難易度

(2) 緊急程度

    • 影響生產出貨
    • 影響財務資金鏈
    • 影響客戶體驗
    • 資訊安全風險
    • 戰略指標

➜ 細節說明,推薦觀看:如何用 RPA 補強業務持續營運計畫應變力

➜ 相關閱讀:一站式 RPA 流程評估與管理工具 UiPath Automation Hub

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