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UiPath 導入企業 │ 4大要點搶先取得RPA高投資回報

RPA成功導入企業做對四件式

RPA 具備快速導入與快速見效的基本特性,但要取得企業級別的高投資回報、企業級別的競爭力提升,需要有以 RPA 為核心的數位轉型策略

透過 UiPath 訪談15家亞太區各行業的先行者客戶,我們了解到能透過 RPA 取得高投資回報的企業,都不約而同的做對四件事

一起來了解中國/日本/韓國/新加坡/泰國/印度,橫跨各行業的企業,是如何開始RPA之旅、以及如何定位RPA數位員工,向領先者學習心法與模式,站在「世界競爭力的角度」思考RPA的長遠效益

中國三一集團,精準管理RPA數位員工

 

中國三一集團是全球第5大工程機械製造商。

他們在3年前就開始使用 UiPath RPA,全集團共有20個部門,目前已在12個部門使用,共300種工作情境運用RPA完成任務,其中50%是跟財務單位相關的。

他們將 RPA 視為數位員工,像管理員工一樣去檢視出勤率

(1) 檢視兩類型 RPA 數位員工的利用率與成本效益

RPA 流程機器人,可分為兩種類:

    1. 需要跟人一起合作的 (Attended Robot) :可以使用的時間是每天8小時,共22個工作天
    2. 可獨立作業,不需跟人合作的 (Unattended Robot) :可每天24小時運作、30天不間斷

他們發現,這兩類RPA數位員工有最高出勤率的,都是在最大事業部內服務,這確實是符合預期與效益的。

但同時,也發現有 42% 數位員工是在真人員工工作時才運行,進而有以下檢討,才能最大化效益:

    • 還沒有善用PiP的功能 (人與機器人可以同一時間操作一台電腦,互不干擾)
    • 在流程設計上還不夠充分,對 RPA 利用還不夠有效率,應該讓 RPA 多一點時間分配在non-working hour工作,不是只有在有員工工作的時候才工作

在成本方面,他們去評估聘用一個大學新鮮人 與 RPA 的成本效益,發現租賃使用 RPA 機器人的花費,只要雇用一個大學新鮮人的40%

藉此也可看出,有計畫性導入 RPA 的企業,不是只關注最後的結果指標(節省多少錢與時間),而是在實施過程中,就會不斷監控領先指標以取得目標結果,像是 RPA 的利用率。

    • 過程指標:Robot Utilization、Robot Downtime、Robot Error Rate
    • 結果指標:Cost Savings、Time Savings

(2) 給準備導入RPA的企業,四個準備建議

    1. 要有合理的期待,不能期待所有流程都要自動化,不能期待解決所有問題,上線任何技術都需要企業自身有一定的管理與技術。
    2. 流程本身要有一定的成熟度,如果流程穩定成熟邏輯明確,可以很快創造Quick Win
    3. 需要有IT團隊支持,在部署之後,後續的維護不能完全依賴外部廠商,也是要有自己訓練良好的內部IT團隊去支持
    4. 上線不是專案結束,要像管理一般員工那樣管理RPA,要繼續做PDCA的循環

(3) 展望未來

三一集團對 RPA 這類型的數位員工的期待是「值得信賴的助理 Reliable Partner Assistant」

RPA 不只是 Robotic Process Automation ,而是一個值得信賴的得力助手,但這前提是必須到一定規模才能在企業層面完全體現出來。

韓國 SK 電訊,有計劃打造內部的RPA開發能力

 

RPA 實施副總裁分享,他們是從 2017 年底開始創建一個團隊,來支持企業級別的數位創新,一直在找可以支持部門工作效率的方法。

在2018年中的時候,才認識到RPA,才意識到原來自動化不只是發生在工廠內,也可以發生在辦公室內,所以就開始思考如何透過自動化去做營運流程上的創新。

一開始,是先從 Support Function 開始的,像是處理發票、發放不動產設施的登記本,每年分別要處理10萬跟4萬份。

花了1年時間大量去證明 RPA 是可以納入整體企業策略並產生差異化競爭力的。

2019年末被公司認可,2020年正式擴展 RPA 團隊,並開始觸及其他業務單位,並建立一個內部需求管道,讓不同單位可以提出他們的RPA需求。

2021年初,RPA導入部門再次擴編。

(1) 一開始就考量如何在RPA的使用上更自給自足

實施RPA ,需要對內部流程有足夠的洞察力,因此在一開始要透過 RPA 做自動化時,SK 電訊就考量如何能夠做到在使用 RPA 上不會過度依賴外部廠商,內部流程過度去依賴外部廠商是很不合理的。

因此,他們是有內部的開發人員的。

並在一開始階段,跟UiPath還有合作的開發廠商學習,這過程中去累積內部開發人員的知識與經驗。

3個月後,他們已有能力去辨識新的流程並開發新專案。

1-2年後,內部人員已經有能力可以去完成整個自動化流程,從規劃、基礎建設、開發、維運,是非常良好的發展。

(2) SK 電訊談企業要有 RPA Framework

他們認為,RPA就像是一把刀子,要去找你要切什麼

第一階段:他們學習怎麼使用這把刀子

第二階段:則是要去思考,要用這把刀子做出什麼料理? 這就需要去對焦企業的願景

    • 像是開始要把常用的功能打造成模組放到內部的 RPA Library
    • 開始把RPA的應用,從後勤單位推到前端面對客戶的流程,接著是延伸到子公司
    • 內部的一些AI技術也被加入了自動化過程中,透過 AI Center 讓以前不太可能實現的事變可能了

泰國 AIS 通信,決定先快速取得成果

 

新引擎執行團隊負責人分享,他們從2019年開始了解RPA,至今已經有600個案例。

當時是因為內部有太多舊系統,但卻沒有時間去更換那些老舊系統,因為所屬產業太競爭,IT單位沒有那個餘力去更換老舊系統,直到開始使用RPA。

他們大量運用RPA數位員工在 Call Center,不僅可以讓員工早下班,原本晚上9-10點下班還要等報表,還可以保持SLA水平但不需要聘請更多人。

(1) 定義企業對 實施 RPA 的原則

有了原則後,就會知道要做什麼事,例如,AIS 的原則有

    • Keep it simple : 所以要打造常用的Library,可以重複利用
    • Support:內部的社群、RPA駭客賽、外部講師分享、證照與獎賞

團隊負責人分享,當時最困難的決定在於,「 馬上導入RPA 或是 要先把一些流程re-Engineering 再來做RPA」兩者的決定

但最後他們選擇前者。就是先做再說,因為他們認知到 RPA 是一個旅程,需要不斷演進的,不是等到很多事情完美了才開始。

所以我們的重心是放在如何讓人知道RPA這個技術,然後最快開始

要改變,一定要有那個 Quick Solution 出現,先被看見。在那之後,只要 Keep the ball rolling

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四個共通點

 

雖然這些分享企業橫跨各國、產業別也不一樣。但卻可以發現,這些已經取得投資報酬的企業能夠都有一些「共通點」:

    1. 一開始就把RPA視為企業策略而非戰術:領導層都把RPA視為數位轉型的核心要素
    2. 有遠見、站穩先行者優勢:2-3年前就開始研究並投入
    3. 有實驗精神,不會等待一切就緒:而是直接從迫切、有具體業務需求開始,先創造Quick Win,再從單點、到線、再延伸到面的一步步優化
    4. 最後都有專責團隊來促進跨單位合作:這也是他們可以從一開始幾個成功的 Pilots 到 大規模自動化的關鍵。

聽完這些企業代表的分享,真的覺得 RPA 是一個很容易開始的企業變革工具。可以讓渴望在效率層面有顛覆性改變的企業,跨出最重要的第一步。

希望本篇文章對你也有所啟發!

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