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UiPath應用 │ 從Tableau儀表板直接觸發工作流程自動化

Tableau Dashboard到RPA流程自動化

企業防疫期間,加速很多企業對流程自動化的應用思考範圍,當企業在思考應該優先選擇哪些流程自動化的議題時

除了可依照 6大流程特性 著手思考外,也可以從企業內最常用的應用平台出發,去「強化」這個平台之前與之後的流程效率,擴大流程自動化的應用。

例如:若 Tableau 是整個部門團隊每天都會大量關注使用的,且涉及跨單位後續的決策,就可以從 Tableau 出發擴大RPA的應用

以下介紹 UiPath 如何讓 Tableau Dashboard 儀錶板 從一個原本只能查看互動的儀表板,變成一個可以直接觸發下一步行動的中心,而且只要一個小小的原生串接即可發生。

一、UiPath 四大整合方式

 

UiPath全方位自動化角度來看UiPath的整合,分為四種類別:

1. 使用者介面的自動化整合:

這是RPA基本特點,除了簡單的鍵盤滑鼠操作,進階還可以利用 Computer Vision 與 AI技術讓機器人理解螢幕上的內容 (例如:辨識文件內的特定內容),進而做出判斷後自動執行後續流程

其中最大好處是,針對那些缺乏整合資訊或API的系統,過往是無法做整合的,而現在則可以用非侵入式的RPA,快速完成系統整合。

2. 與其他應用程式的原生整合自動化:

有別於第一種 A-to-B的表層串接,原生整合Native Integrations的好處是,透過更深層的API-based的原生整合,讓自動化流程更加穩定、速度提高15倍,不會受到不同應用程式介面不定期更動而受影響,後續維護力氣也可以降低很多。

目前 UiPath 官方支援的 API-based 原生整合 還有Alteryx、Salesforce、Slack、NetSuite、Microsoft Dynamics 365 、Jira 、Amazon 、Smartsheet、Marketo、Workday 等30種以上企業級應用程式的原生整合,由 UiPath 打包成 Activity,不必研究API怎麼寫,不懂程式設計的也可以輕鬆用來做流程!

3. 來自各地區使用者自主開發:

共超過100種的整合應用、800種以上的元件,這概念類似巨集程式,大家做出來的各種方便小流程可以共享,例如SAP的登入…等常用操作可以包裝成一個簡單的 Activity(元件) 直接使用而不必再做很多個細部動作完成

4. Custom類似第三類型,但是針對自己公司內自己常用的功能或整合做好共用物件。

二、UiPath + Tableau 雙向整合範例

 

將自動化工作流程無縫整合到 Tableau 報告或儀錶板中

案例一:從存貨儀錶板到自動請求訂貨

 

一個供應鏈分析師可以在 Tableau 庫存儀表板上檢視庫存預測、依照地區/季度進行What if 預測判斷,觸發UiPath機器人去發出庫存不足的商品採購需求

UiPath 機器人整合到儀表板裡只需要四步驟,透過UiPath Connector 變成 Tableau 中的可設定的拖放擴充套件。

    1. 先將Tableau Extension擴充套件拖放到儀表板畫布中,可以從Gallery 或是檔案系統中選擇擴充套件
    2. 選擇機器人
    3. 設定到UiPath OC的連線
    4. 定義UiPath 機器人在流程中應使用的資訊,就完成設定了!

Tableau User 透過庫存預測報告看到某產品庫存量將會過低,由人判斷幫特定SKU訂購更多庫存,當點選擴充元件中的 Order Items 按鈕,就會啟動需求採購機器人。

接著,機器人就會開始按照之前設定的步驟運行。

進入ERP系統提交採購需求,並且回到Tableau Dashboard中的Excel資料源,更新採購訂單資訊。

接著,機器人開啟Outlook郵件系統,向採購經理發出附有訂單資料的信件,並在Slack內同步通知

當採購經理發出一個訂單確認通知信件,機器人會使用訂單確認通知信件內的訂單編號,在SAP中建立一個新的訂單,不需要手動copy & paste

這時候,再回到儀表板,會看到庫存預測表中更新的訂單資訊和正在進行的訂單資訊

案例二:管理超過其SLA的事件

 

一位 IT系統管理員 Tableau ITSM Dashboard 檢視 IT服務的管理數據時

若發現有超出其SLA的異常事件時,就可以啟動 UiPath Robot 去不同系統來調查異常事件,包括相關人員分配、歷史紀錄和工作量等資訊,而無需離開IT服務管理儀錶板。

如何做到雙向整合?

1. 針對 UiPath Tableau 擴展(Tableau Extension

允許透過 Tableau 報表或是儀錶板觸發機器人作業,這是透過UiPath Connector Tableau 用戶可直接對報表執行操作,在UiPath中控台添加任務佇列或啟動流程作業。

→ 可Tableau Extension 中取得 UiPath Start Robot Extension 

UiPath_Connector_Shot1UiPath_Connector_Shot2

2. 針對 Tableau UiPath活動(UiPath Activity for Tableau

透過Tableau API ,符合Tableau 安全性、互動性、以及功能性規範,以擷取相關資料。

使用者可以利用UiPath Activity for Tableau 元件,快速建立一個 可以從 Tableau 資料源中提取資料的 UiPath Robot可從 UiPath Studio 以及 UiPath Marketplace 取得

 

 

三、使用Tableau Extension的4個UiPath整合應用

 

以下整理影片12:45開始的應用說明

1. 自動定期產出PPT匯報

機器人從 Tableau Dashboard 的特定 view 自動截圖後,再打開固定樣板的PPT,貼上截圖,並寄出Email通知相關人員報告已更新,從原本一小時的作業只要幾分鐘就可以完成了。

Tableau 有內建匯出PPT功能,但實際應用上,我們常遇到客戶需要的是很多不同報表擷取部分圖形PPT中間可能需要人工補充說明,因此,利用 UiPath 機器人可以節省很多制式動作的時間,把這些時間花在PPT文字補充說明的部分。

2. 從 Tableau 下載View Data (影片16:37左右)

利用機器人可以自動定時下載多個想要的資料,並把下載的資料做所需要的整理,同樣是讓重複的工作自動化

3. 根據特定數值啟動通知(影片19:50左右)

 

Tableau 有內建 Alert 功能,但功能相對簡單且無法彈性設定。

例如:Alert 發生過後,無法根據User後續反應決定要不要繼續 Alert 或是同一天多個事件發生時,可能只有第一次會提醒,之後就不會提醒。

而使用RPA就可以多很多應用變化,建議可以依照公司實際情況,去選擇Tableau 與UiPath 可以如何搭配使用。

4. Update Data Source  (影片23:20左右)

Tableau 內建只有定時更新或使用者手動更新某一資料源

實務上,有時候更新資料涉及多個操作,例如:到多個網站下載各通路的銷售報表,整理好完整的銷售週報/月報,更新庫存資料,再更新Tableau裡面的銷售及庫存資料源

這些複雜情境用RPA會比較好處理

結語

 

這次因疫情急速發展,多數企業也真正開始擴大思索工作流程自動化的各種可能性,透過UiPath 與 超過30種企業常用的應用程式原生整合,除了可以加乘既有企業內軟體投資價值外,也展現RPA快速、非侵入式且穩定的表現。

▶ 若想了解更多RPA如何運用,可選擇參加以下UiPath介紹場次或 直接來信討論

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