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如何用 RPA 讓 BI 分析更精準更有見解

RPA與BI搭配

當代企業都知道分析大量數據、從中獲取見解並抓到獨特機會,對企業競爭力有多麽重要,然而,不見得這些企業都能100%發揮BI潛力。本文分享 RPA 結合 BI 平台發揮更大價值的四大好處。

一、用 RPA 改善資料品質

 

在數據分析界,大家都知道「垃圾進、垃圾出」的道理。當資料源頭的品質不對,即便能夠調教出再強大再準確的模型也沒有用處,都無法達到企業目標(增加獲利或預防損失)

根據 Smarter with Gartner 的這篇分享,因數據品質差而讓企業承受財務面損失的狀況,平均一年損失金額將近1500萬美金。

因此,Data Preparation 資料準備是資料分析之前不可以再輕忽怠慢的一個重要環節

但現實情況是,很多資料科學家會花 80% 的時間在資料的準備跟清整,卻只花20%做他們真正要做的分析、商業問題假設、團隊溝通等

如果,從資料的收集、準備、修復這一整個過程可以自動化處理,那一定可以把資料分析工作者真正的產值大大釋放出來!

Tableau PrepAlteryx 都是可以讓資料分析師、資料科學家快速完成資料清整階段,更快進入分析階段

而 RPA 則是可以確保資料的搜集整理過程中的資料正確性,沒有人為失誤而影響資料品質。

▶ 延伸閱讀:Alteryx使用心得│ 我為什麼要把分析流程自動化?

用 RPA 加速製作超過20個站點的庫存狀態報告

在西班牙有一個公益彩券單位,用RPA去監控公益樂透票券分配到28個站點的庫存狀態

他們透過 UiPath 的流程機器人登入系統,拉出需要的資料,輸入進 master report ,人員只要在必要時刻介入做最後確認,就可把人力時間降到最低。

原本要花一個月的時間產出報告,現在只要花不到一週的時間就可完成,而多出來的這三週可以去做更有價值、能力無法被取代的任務。

這樣的自動化,好處不只是花較少的時間把資料擷取出來做準備而已,更重要的是因為大量少了人為的介入,也就能大幅降低人為的失誤率,將正確完整的數據提取、移動並輸入

另一個例子是,英國的 Brent Council 就用 RPA 去自動化租金調整的作業流程。

過去,一個人員要花超過4分鐘去做調整,現在不用40秒就可完成。

「過去,我們讓那些高學歷的員工花好幾小時去做複製貼上動作,只為了調整租金,當我們讓這整個過程自動化時,我們也大幅改善了我們的資料品質」– Digital Workstream Lead , Brent Council

▶ 延伸閱讀:英國某地方政府單位,在2018年開始導入RPA後取得從未預期的效益

 

二、RPA 讓你可以分析來自任何系統的資料

 

其實很多公司都還在用 Legacy system 且無法提供APIs串接

透過RPA,可以用非常簡單、不侵入的方式去取得在老舊系統內的資料,並整理成一份讓分析工具可以理解的資料格式。

特別是公家單位,會有很多老舊系統,透過RPA ,可以確保舊系統的資料無縫接軌進入新系統。

此外,還可以利用 AI-powered RPA 整理非結構化資料(e.g. Email、PDF、 圖片、手寫文件與掃描檔案),並將這些非結構化資料整進去一個單一資料源 (e.g. 資料庫、spreadsheet等) 以利後續隨時讓 BI 可以分析。

在南非,有一家保險公司,每年會收到超過150萬封訂單Email

原本都是由人工去分類信件內容跟附件檔案,且這個流程必須分類精準、要在符合嚴格的SLAs服務條款下快速完成,當然還有法規等要求

意思就是要快速、精準、不能出錯

後來,他們導入端到端的流程自動化,其中包含使用 ML. NLP. OCR 這些技術

▶ 延伸閱讀:智慧文件辨識2.0應用,AI+RPA 發票/文件處理自動化

結果,一週省下 2000 小時的工作時數,並降低了 91% 的交易成本,現在,有98%的請求都是由機器人完成,處理效率比以前整整快了6倍。

 

三、RPA 加速 BI 決策後的行動流程

 

把決策轉為行動是整個分析流程的最後一哩路。

現在領導市場的BI分析平台如 Tableau 已經開始在 Dashboard 設置一鍵啟動後續作業流程的功能。

Tableau 與 UiPath 強強聯手, 讓 Tableau 的 Dashboard 儀錶板 從一個原本只能查看互動的儀表板,變成一個可以直接觸發下一步行動的中心,而且只要一個小小的原生串接即可發生。

▶ 推薦閱讀:UiPath應用 │ 從Tableau儀表板直接觸發工作流程自動化

 

四、RPA 縮短報告產生過程,也讓BI更普及利用

 

透過RPA,可以產出每日報告卻不需耗費大量時間,因為可以做到:

1. 自動導出數據
2. 自動將 BI dashboard / reports 內容做成PDF或PPT形式
3. 透過企業內常用溝通管道(Email/Slack/Microsoft Teams等)自動派送報告

自動派送報告可以固定時間或是特定事件

例如:有一家公司利用RPA去優化與改善P&L Reporting的正確性。

每天,一個 UiPath 機器人被觸發後便會去搜集必要的資料,產出報告,接著,自動 Email 給負責人審查後,再上傳到總部的網頁版應用平台上。

▶ 延伸閱讀:台灣企業導入RPA | 用UiPath自動化報表整理工作

五、RPA搭配BI的意義

 

近10幾年開始流行的現代型 BI 講求敏捷快速決策、講求應用普及性,期待全公司上下人人都能用數據做決定

而近3-5年熱門起來的RPA,則是可以幫人執行固定邏輯的作業流程。

簡單來說,RPA 可以幫助企業在營運流程面的自動化,而當 RPA 與 BI 做搭配,也就是讓分析決策的這段企業營運流程更優化高效。讓那些正在朝向 Data-Driven 前進的企業,可以快一點實現因為從數據發現新見解而達到企業目標。

希望本篇文章對你也有所啟發!

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